Request for information, RFI – Agilt Ärendehanteringssystem

1.  Inbjudan till Leverantörsdialog

Pensionsmyndigheten bjuder in leverantörer till enskilda leverantörsdialoger inför upphandling av ett nytt agilt ärendehanteringssystem.

Pensionsmyndigheten tar enbart sikte på system som kan levereras som on-premises-lösning, dvs. en lösning där tjänstens/produktens alla ingående komponenter driftas i Pensionsmyndighetens datacenter utan kopplingar till extern infrastruktur.

Syfte

Syftet med leverantörsdialogerna är att Pensionsmyndigheten ska få en ökad förståelse för vilka lösningar marknaden erbjuder.

2. Om Pensionsmyndigheten

Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 438 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 563 000 fondbyten och skickar ut drygt 8 miljoner orange kuvert. Vi är cirka 1 800 medarbetare på åtta orter.

Vi gör pensioner enklare.

Sekretess, personuppgifter och ekonomiska villkor

Pensionsmyndigheten omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär att svar på förfrågan kommer att utgöra en allmän handling hos Pensionsmyndigheten. Vi önskar att ni i ert svar INTE lämnar information som ni anser omfattas av affärssekretess. Om ni ändå önskar lämna information som omfattas av sekretess kommer Pensionsmyndigheten att bedöma huruvida det finns tillräckliga skäl för sekretess, i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna.

De personuppgifter som Pensionsmyndigheten behandlar i samband med denna förfrågan är de uppgifter som leverantören lämnar i sitt svar, vilket främst berör för- och efternamn, e-postadresser samt telefonnummer. Ändamålet med behandlingen är ett led i att genomföra och administrera upphandlingar och avrop samt att handlägga avtalsärenden.

De uppgifter som Pensionsmyndigheten behandlar i upphandlingar eller avrop har sin grund i en rättslig förpliktelse. Det är uppgifter vi behöver för att kunna fullfölja reglerna i främst lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.

Pensionsmyndigheten vill påminna om att det är upp till leverantören att, i egenskap av personuppgiftsansvarig för sin behandling av de personuppgifter som bifogas anbudet, informera berörda registrerade.

Att svara på denna förfrågan till leverantörsdialog är frivilligt och ingen ekonomisk ersättning utgår för inkomna svar.

3. Genomförande

Dialogen kommer genomföras genom muntligt möte enskilt med respektive leverantör. Mötet genomförs på plats i Pensionsmyndighetens lokaler i Stockholm, Hornsgatan 168. Vid mötet förväntas leverantören genomföra en demonstration av systemet och redovisa svar på Pensionsmyndighetens frågeställningar enligt punkt 8 nedan och Pensionsmyndigheten har då möjlighet att ställa kompletterande frågor.

Pensionsmyndigheten har avsatt 3 timmar för mötet varav leverantörens presentation förväntas ta cirka 2 timmar. Leverantören fördelar själv tiden mellan demo och besvarande av de frågeställningar som finns i denna inbjudan.

4. Tid för mötet

Leverantörer inbjuds till möte under vecka 7. Datum och tid överenskommes separat efter det att Leverantören anmält sitt intresse för deltagande i dialogen.

5. Frågor och svar

Eventuella frågor ska ställas senast 2026-01-26. Svar på lämnade frågor publiceras i

e-Avrop senast 2026-01-27.

6. Anmälan och inlämning av underlag

Anmälan sker via e-Avrop. Sista dag för inlämnande av svar och anmälan är

2026-01-28.

I anmälan ska namn, titel och telefonnummer anges för samtliga deltagare.

Pensionsmyndigheten önskar att respektive leverantör inkommer med systemdokumentation inklusive teknisk dokumentation i samband med anmälan. Material som lämnas till Pensionsmyndigheten är att betrakta som inkommen handling och kan efter sekretessprövning komma att lämnas ut vid en begäran om allmän handling. Pensionsmyndigheten ser gärna att leverantörerna avgränsar sitt material till sådant som inte omfattas av affärssekretess.

I det fall fler än tre (3) leverantörer anmäler sitt intresse för deltagande i leverantörsdialog förbehåller sig Pensionsmyndigheten rätten att göra en selektering av dessa som Pensionsmyndigheten anser är representativ för marknaden.

7. Behovsbeskrivning

Pensionsmyndigheten har ca 1800 anställda. Idag använder ärendehanteringssystemet Jira Software. Då leverantören av Jira Software valt att upphöra support för on-premises-lösningar för denna produkt Q1 2029 undersöker Pensionsmyndigheten vilka alternativ som finns på marknaden.

Pensionsmyndigheten är i behov av ett användarvänligt och intuitivt webbaserat ärendehanteringsystem lämpligt för att planera och organisera agilt arbete främst inom mjukvaruutveckling.

Systemet ska kunna vara on-prem vilket myndigheten definierar som en driftmiljö där systemet körs lokalt i myndighetens virtuella datacenter (VDC) och fungerar helt isolerat från internet. Detta inkluderar att systemet inte får vara beroende av externa SaaS-tjänster, publika moln (t.ex. Azure) eller externa IdP:er. Alla uppgraderingar ska kunna genomföras via offline-paket.

8. Demo och frågeställningar

8.1. Demo

Pensionsmyndigheten önskar få en demonstration av systemets övergripande uppbyggnad, vilka funktioner som finns i systemet.

Följande moment bör beröras i demon:

Ärendehantering

1. Ärendeflöden

- Visa hur ärenden öppnas, ändrar status, och stängs

- Visa hur ärenden kan relateras till varandra

- Visa hur godkännandeflöden i ärenden fungerar

2. Anpassning

- Visa hur ärendeflöden, fält, status kan specialanpassas av användaren.

3. Rapportering

- Visa hur ärendestatistik kan visualisers i rapporter med metrics såsom velocity, burndown & burnup.

- Visa hur dashboards kan skapas för att visualisera grupperingar av ärenden och statistik

Integrationer

1. REST API

- Visa systemets REST API och dess kapabiliteter

2. Webhooks

- Visa hur systemet kan trigga utgående webhooks

- Visa hur systemet kan ta emot inkommande webhooks

3. Email

- Visa hur systemet kan läsa mail och utföra operationer i ärenden

- Visa hur systemet kan skicka emailnotifikationer

Agilt arbetssätt

1. Agila flöden

- Visa hur sprintar visualiseras

- Visa hur ärenden visualiseras i kanban-brädor

Behörighetsstyrning

1. Behörighetsstyrning

- Visa hur behörigheter delas upp hos användare.

- Visa hur behörigheter ändras manuellt.

- Visa hur behörigheter kan integreras mot LDAP.

Sökfunktionalitet

1. Sökning av ärenden

- Visa hur ärenden kan sökas fram direkt i verktyget.

Spårbarhet

1. Spårbarhet av behörighetsändringar

- Visa hur ändringar av behörigheter syns i verktygets gränssnitt.

8.2. Frågeställningar

Pensionsmyndigheten önskar vidare att få följande frågor besvarade. Leverantören väljer själv hur svar på dessa presenteras i mötet, dvs. om frågeställningarna inkluderas i demon eller presenteras separat i mötet.

Spårbarhet

Pensionsmyndighetens krav avseende vilken data som ska gå att spåra är omfattande.

1.     Vilka uppgifter kan loggas och är spårbara i systemet?

2.     Hur anpassningsbar är loggfunktionen?

Behörighetsstyrning

1.     Hur fungerar behörighetsstyrning för respektive roll i systemet och är det anpassningsbart?

Införande

1.     Vad ser ni är vanliga utmaningar och viktiga framgångsfaktorer vid införande av systemet?

2.      Vad är er uppskattade tid för ett införande av ert system för en myndighet av motsvarande storlek?

Integration och utbyte av information med andra system

1.     Vilka system har ni befintliga integrationer till ärendehanteringssystem eller CMDB?

2.      Har ni standardiserade API: er för hämtning/läsning respektive lämning/skrivning av data till respektive från andra system?

Migrering

1.     Hur går migrering av data från befintligt system till ert system till? Vilka förutsättningar behöver vara uppfyllda?

2.     Vilka utmaningar kan uppstå/har ni stött på med andra kunder när det kommer till migrering?

Teknisk plattform

1.     Vilka operativsystem kan ni leverera till?

2.     Vilka databashanterare använder ni?

3.     Vilka färdiga API: er levereras med systemet?

4.     Kan systemet klustras och erbjuda en High-Availability lösning?

5.     Kan systemet utnyttjas i ett Helm-kluster?

Stabilitet

1.     Hur säkerställer leverantören driftsstabilitet i systemet med få incidenter? Hur hanterar ni georedundans?

2.     På vilka sätt kan systemet driftövervakas?

3.     Hur arbetar ni med uppföljning av sårbarheter i exempelvis tredjepartskomponenter?

Service och support

1.     Hur levereras support och vilka SLA-nivåer rekommenderar ni?

2.     Hur ser ni långsiktigt på utveckling av ert system, hur ser er Roadmap ut?

3.     Erbjuder ni en molnlösning? Om ja hur skiljer sig den mot en onpremis lösning? (funktionsmässigt)

Övrigt

1.     Vilken övrig funktionalitet erbjuder systemet?

2.     Vilka är era erfarenheter av att arbeta mot offentlig sektor?