Bättre sökbarhet i avtalsdatabasen           e-Avrop Hjälp Online

Omfattning

Det finns ett behov av att med enkla medel strukturera och gruppera sina avtal så att användarna av avtalen enkelt ska hitta de avtal som de själva berörs av.

För närvarande finns ett 100-tal avtalsdatabaser på e-Avrop. Vissa av dessa avtal omfattar över 2 000 avtalsområden och vissa bara ett fåtal. Förutom behovet att strukturera avtalen också ett behov av en tydlig struktur i avtalet som visar vad brukaren ska och kan beställa

Detta dokument beskriver en grundläggande strategi för att skapa och underhålla en avtalsdatabas.

Genomförande

Användare av avtalsdatabasen  kan delas in i två olika grupper med olika behov. Den ena gruppen ansvarar för att den egna organisationen gör alla de upphandlingar som behövs för att man ska ha giltiga avtal i tillräcklig omfattning. Den andra gruppen gör beställningar på befintliga avtal och är inte inblandade i beslutet om upphandlingen i någon större omfattning. Troligtvis är det inte heller samma person som beställer tjänsten upphandling och som sedan beställer på  avtalet.

Genomförandet av detta projekt syftar till att bli bättre på att tillgodose den senare gruppen behov, beställaren. Av den anledningen bör vi undvika upphandlingsspecifika benämningar och strukturer och i stället presentera informationen i avtalsdatabasen så att våra kunders arbete med beställning underlättas så lång det är möjligt.

Avtal

Dokumenttyp

Sökhierarkins översta begrepp är dokumenttyp. Benämningen på dokumenttyp bör säga något om avtalets beskaffenhet snarare än dess innehåll. En mer detaljerad beskrivning än exempelvis amavtal, Hyresavtal vara eller tjänst bör ej användas

Att göra:

· Fastställ namn på dokumenttyp/er och inför dessa via administrationsverktyget på Internet.

Varugrupp

Varugrupp i kombination med undergrupp ska visa för kunden vad avtalet innehåller. Varugruppen är en övergripande beskrivning av innehållet, undergruppen en preciserad beskrivning.

Att göra:

· Fastställ namn på varugrupper och skapa en lista med godkända undergrupper för varje varugrupp. Inför varugrupperna via administrationsverktyget på Internet.

Strukturerat utseende och benämningar

Det bör finnas instruktioner för vilka fält som alltid bör finnas i ett avtal. Hur man fyller i dessa fält påverkar hur avtalet visas, dels i den övergripande träffbilden dels i avtalet. En sådan struktur underlättar för användaren då man bara behöver förstå en gång.

Strukturen underlättar även sökning eftersom avtalet i sig också kan hittas vid fritextsökning.

Övergripande regler för användning av fält

Ett fält bör bara innehålla den information som dess rubrik anger. Ett avtal är indelat i 5 rubriker i avtalets sidhuvud. Dessa är:

Avtalet

Här anger man dokumenttyp, varugrupp, dateringar och administrativt ansvar. Eftersom det bara är giltiga avtal som visas i avtalsdatabasen behöver vi inte göra extra noteringar  eller upplysningar om förlängning till beställarna. Avtalets giltighetsdatum står i avtalet och är det som gäller. Vi vill att avtalen ska användas från första till sista dag oavsett om det är förlängt eller inte.

Leverantören

Leverantörsinformation med namn och e-post till avtalsansvarig och ordermottagare

Vi bör vara noga med att skilja på avtalsansvarig och vem man kontakta för order, telefonnummer bör gå till den vi vill man ska ringa. Vi bör inte heller skriva telefonnummer i samband med namnet. Vi bör bara ange ett namn i varje fält. Om det inte fungerar kan vi tydliggöra det under ”Tänk på att” (se nedan)

Villkor

Kommersiell villkor. Observera, om ett fält saknar text försvinner rubriken när avtalet visas. På så sätt visas inge onödig information.

Vi bör undvika upprepningar av typen ”Se bilaga”, ”Se avtal” mm. Vi bör försöka skriva det kunder bör upplysas om, som en övergripande benämning. Ex. ”Betalningsvillkor: 30 dagar efter ankommen och godkänd faktura”

Lämna alla ej tillämpliga fält tomma så försvinner de från avtalet.

Bilagor

Vi bör tänka igenom benämningar för bilagor avtal, upphandling, prislista mm Benämningen bör sammanfatta bilagans innehåll. Alla bilagor bör även kompletteras med en kortfattad beskrivning. Alla bilagor utom prislista bör grupperas i zippade mappar.

Ex:

En bilaga med namnet ”Bilaga 03 Securitas priser Bevakning 2007 Herrljunga 2010-03-01 tom 2011-02-29.pdf” tillför inget och underlättar inte för kunden. Den borde heta Prislista.pdf med förtydligandet Herrljunga

Avtalstext

Bör vara helt strukturerad med avseende på rubriker och innehåll

Träffbild vis sök avtal

Vis sökning av avtal visas en första träffbild. Träffbilden plockar upp delar av informationen du angav när du registrerade avtalet för att ge användaren en snabb överblick.

Visa avtal

I och med att avtalet är rangordnat och samtidigt har förnyad konkurrensutsättning över ett visst belopp visas reglerna för avrop upp av systemet.

Ovanstående visar hur informationen visas i avtalet och ger en fingervisning om vilken struktur som bör användas.

Att göra

· Fastställ och dokumentera riktlinjer för hur fält ska används, informationens omfattning och regler för benämningar.

· Fastställ och dokumentera riktlinjer för hur bilagor ska namnsättas och beskrivas.

· Fastställ och dokumentera riktlinjer för vad som ska ingå i Avtalstext med avseende på rubriker och struktur.

Bilagor

Till skillnad från avtal, där man kan söka strukturerat på dokumenttyp, varugrupp och leverantör, kan man bara söka på fritext i bilagor. Fritextsökning är också den mest frekventa sökmetoden.

För att fritextsökning ska vara bra, krävs det bra texter att söka mot. Detta ställer krav på strategi vid publicering av bilagor.

Undanta bilagor från fritextsökning

Lika viktigt är det att undanta vissa bilagor från fritextsökning som att ha bra bilagor att fritextsöka i.

Detta kan lösas genom att ”zippa” (lägga i en mapp) all information som inte riktar sig till beställaren och på så sätt undantas dessa bilagor från indexering för fritextsökning samtidigt som de finns tillgänglig i avtalsdatabasen.

Genom att gruppera bilagor i zipp-arkiv minskar antalet bilagor. När antalet filer minskar ökar läskbarheten och det blir lättare att förstå var man ska klicka. Det finns ytterligare en viktig anledning till att lägga ut en (1) fil med priser i stället för flera och det är att när användaren fritextsöker markeras den bilaga i avtalet som innehåller ordet/orden som angavs som sökbegrepp.

Anta att beställare söker på benämningen Skyddsmask och ordet finns i 3 olika bilagor i avtalet. Eftersom systemet inte kan veta vilken av dessa som är mest relevant presenteras alla. När beställaren klickar på länken öppnas avtalet och den första bilagan markeras med blått. Denna bilaga behöver inte nödvändigtvis vara den beställaren omfattas av utan bara en i mängden. Priser och benämningar  bör därför ligga i en (1) fil och resten av bilagorna var i formatet zip. Då blir det alltid rätt.

Hur rubriker används vid fritextsökning

När man fritextsöker har alla ”träffar” en rubrik när sökresultatet visas. Rubriken har hämtats från bilagans innehåll. I huvudsak gäller det för Word och Excel. PDF hämta samma information när PDF-filen skapas så den får man på köpet så att säga.

Exempel på träffbild vid fritextsökning

Bilden visar sökträffar för 3 filformat Word, Excel och PDF

Rubrik hämtat från Word

I Office 2000- 2003 hittar du denna funktion under Arkiv/Egenskaper.

Rubrik hämtat från Excel

Här är det namnet på kalkylbladets flik som bestämmer rubriken

Rubrik hämtat från PDF

När du konverterar Word eller Excel till PDF är det samma rubrik som används i PDF-filen som i Word och

Excel.

Att göra

· Dela in informationen i 2 grupper. Den som vänder sig till beställare och en som vänder sig till alla andra

· Paketera och Zippa informationen i mappar som inte vänder sig direkt till beställaren

· Lägg alla information som vänder sig till beställaren som en egen bilaga (ej zippad fil)

· Tag fram ett bra format för att presentera alla benämningar och om så önskas priser i en och samma fil

· Namnge egenskaper och blad enligt beslutad namnstandard