Skakrav och utvärderingsanalys              e-Avrop Hjälp Online
Omfattning Avsnittet beskriver hur du kan använda modulen för skakrav och utvärderingsanalys i ditt projekt. Funktionen är en option och därmed inte obligatorisk att använda.	Analys 1.0

Om skakrav och utvärdering Skakrav och utvärderingsanalys syftar till att förtydliga skakrav, önskemål och ekonomiska förutsättningar så att vinnande anbud är tillräckligt bra samtidigt som det innehåller den bästa mixen av önskade egenskaper i förhållande till vad marknaden erbjuder. Metoden ger oss också en mycket bra vägledning i fråga om avtalsuppföljning. Efter avslutad upphandling kan vi följa upp leverantörens acceptans av ställda krav samt leverantörens egna utfästelser. Om vi upptäcker en avvikelse kan vi hålla leverantören ansvarig för dessa och kräva att avvikelsen åtgärdas. För att skapa ett upphandlingsdokument där våra utvärderingskriterier ska vara möjliga att följa upp måste vi skilja på objektiva och subjektiva egenskaper. Till skillnad från objektiva egenskaper så som längd, vikt och antal så är subjektiva egenskaper i allmänhet inte möjliga att följa upp, i den bemärkelsen att leverantören har ett ansvar, eftersom dessa är något som vi subjektivt ”tycker” om en vara eller en tjänst. En subjektiv egenskap är något som bara upphandlaren kan svara på exempelvis hur god maten är eller hur bekväma arbetskläderna är. Subjektiva egenskaper har det positiva med sig att ingen kan säga att vi har fel. En subjektiv bedömning är vår personliga uppfattning om smak, passform eller användarvänlighet. Vi tycker det vi tycker och ur det perspektivet har vi alltid gjort rätt bedömning. För varför skulle vi bedöma obekväma kläder som bekväma eller dålig mat som god? Det är vi som ska äta maten och bära kläderna. En objektiv egenskap är något som leverantören vet och kan bevisa exempelvis. Problemet uppstår när vi subjektivt bedömer objektiva egenskaper då en objektiv egenskap är något som leverantör kan bevisa exempelvis strömförbrukning eller formell kompetens. Om vi då gör en subjektiv bedömning och ger leverantören en viss poäng, kan vi i efterhand inte hålla leverantören ansvarig för vår subjektiva bedömning av leverantörens förträfflighet eftersom bedömningen var något vi tyckte. Dessutom kan vi hamna i ett läge där leverantören på objektiva grunder kan bevisa att vår subjektiva bedömning är felaktigt. Det grundläggande problemet är att strömförbrukning eller formell kompetens kvalitetssystem inte är subjektiva egenskaper. Dom är objektiva. När vi gör bedömningen måste vi fatta ett beslut om att ge leverantören hög eller låg poäng. Vårt beslut grundar sig på vad leverantören har skrivit, visat eller berättat om strömförbrukning eller formell kompetens. Denna information är vårt beslutsunderlag när vi bedömer anbudet. Eftersom vi uppenbarligen, i bedömningsfasen, vet vad som krävs av leverantören för att han ska få en viss poäng hade vi bara behövt tala om det i upphandlingsdokumentet för få leverantören att göra en objektiv utfästelse rörande strömförbrukning och formell kompetens. Denna utfästelse kan både avtalas och följas upp. Om metoden Vår metod bygger på klasisk risk- och sårbarhetsanalys Inom stat, kommun, landstig och industrin har man under många år gjort risk- och sårbarhetsanalyser. Analyserna kan handlar ofta om mycket komplexa scenarion, allt från naturkatastrofer till kärnkraftsolyckor. Syftet med metoden är att på ett tidigt skede, innan något inträffat, synliggöra konsekvenser och behov av beredskap samt att på förhand skapa färdiga organisationer och handlingsplaner för dessa. Förenklat kan man säga att man listar ett antal risker och bedömer sannolikheten för att någon av dessa ska inträffa. Bedömningen sker på en skala mellan 1 och 5. I nästa steg bedömer vi hur skadligt det är om vår definierade risk inträffar. Även denna bedömning ske med samma skala där 1 leder till plåster och 5 leder till död. Graden av sannolikheten multipliceras med skadevärdet och vi får på så sätt fram ett riskvärde. Riskvärden från 1-9 kan utgå. Riskvärden från 10 och uppåt måste vi ägna speciell uppmärksamhet och skapa en handlingsplan. Vi använder en variant av denna metod för att fastställa skakrav och utvärderingskriterier. Detta sker genom att vi bedömer angelägenhet och skadevärde. Vi ta även hänsyn till om egenskapen är objektiv eller subjektiv . Vi får på så sätt fram en väldigt bra bild av vad som är skakrav och vad som ska utvärderas. Fördelen med metoden är att den är enkel att använda och lätt att begripa. En annan fördel är att den engagerar. Steg för steg Analysen klargör vad som är skakrav, vad som ska utvärderad och vilken metod som ska användas vid eventuell utvärdering. Det finns fem utvärderingsmetoder. De tre första skakrav, mätning och deklaration, är metoder där leverantören utvärderar sig själv genom att ange ett värde eller göra en utfästelse. Dessa metoder är objektiva. De två resterande är subjektiva utvärderingar som utförs av upphandlaren. Den ena, bedömning, påverkar jämförelsetalet. Den andra, diskvalificerade krav, påverkar inte jämförelsetalet. Där gäller upphandlarens subjektiva bedömning om leverantören klarar kravet eller inte. En leverantör som inte bedöms klara kravet diskvalificeras. För er information om utvärderingsmetoder se Utvärdering Önskade egenskaper Vi börjar med att lista alla egenskaper som vi anser är önskvärda. Ingen kritik av förslagen bör förekomma i detta moment utan vi skriver ned alla önskemål under rubriken Egenskap. Klicka på knappen Ny egenskap för att lägga till ytterligare rader. Gränssnitt skakrav och utvärderingsanalys  Angelägenhet Hur angelägen är egenskapen? Angelägenhetsgraden är vad personalen/förvaltningen önskar och ska också ses med dessa ögon. Här måste man försöka enas om ett värde. Värdet ska ses som ett kvalificerat antagande som representerar personalens/förvaltningens viljeyttring. Skadevärde Hur skadligt är det om kravet inte uppfylls? Skada är vad som händer med vår arbetsprocess om inte kravet är uppfyllt. Blir det stopp i produktionen? Kan vi inte utföra vårt arbete? Eller kan vi lösa det på annat sätt? Skadevärdet bedöms av upphandlaren och ekonomiskt ansvarig. Skadevärdet är en ekonomisk term. Objektiv En objektiv egenskap är något som leverantören vet och kan bevisa. Exempelvis vikt, volym innehåll eller garantitid mm. Subjektiv En subjektiv egenskap är något som upphandlaren tycker genom att bedöma sin upplevelse av egenskapen. Exempelvis passform, skönhet, användarvänlighet eller pedagogisk förmåga mm. Spara/Granska - Spara skapar ett analysdokument under Dokument/Rapporter - Granska visar samma dokument som en PDF
Definitioner Nedanstående definitioner kan användas vid bedömningen av angelägenhetsgrad och skadevärde.
Angelägenhet 1 Inte angeläget 2 Mycket låg angelägenhet 3 Låg angelägenhet 4 Angeläget 5 Mycket angeläget	Skadevärde 1 Ingen skada 2 Mycket lågt skadevärde 3 Lågt skadevärde 4 Högt skadevärde 5 Mycket högt skadevärde
Förklaring till poängskala Skalan går från 1 till 5 men är i princip en 4-gradig skala eftersom värdet 1 betyder ”inget värde” Värdena 2 till 5 går från ”Mycket lågt” till ”Mycket högt” Som synes saknar skalan medelvärde. Valet av skala gör att man inte av ”bekvämlighetsskäl” kan välja ett värde som ligger mitt emellan högt och lågt utan tvingas tänka igenom varje värde och välja sida.
	Just det faktum att angelägenhetsgrad och skadevärde antingen är högt eller lågt tydliggör nödvändiga egenskaper och pekar ut viktiga områden. Eftersom all utvärdering verkar prisdrivande är det är det viktigt att ha en metod som ger oss "rätt" kvalitet i stället för högsta kvalitet. Högsta kvalitet innebär troligtvis att vi betalar ett överpris för något vi inte är i behov av. Rätt kvalitet ger oss där emot en vara/tjänst som är tillräckligt bra till lägsta pris.