Elektronisk anbudsinlämning                    e-Avrop Hjälp Online
Omfattning Avsnittet beskriver alla aspekter för hur elektroniska anbud fungerar i en upphandling.	e-Anbud 1.0
Innehåll Aktivera funktionen 1 Hur anbud lämnas 4 Inställningar för e-Anbud 5 Anbudsöppning 7 Förutsättningar Nedanstående gäller under följande förutsättningar: 1. Du måste ha ett konto på e-Avrop 2. Du måste vara inloggad i e-Avrop upphandlingsstöd 3. Du måste ha tilldelats rättigheten Upphandlare din administratör i e-Avrop Aktivera funktionen Funktionen kan användas dels om du väljer att annonsera direkt dels i ett upphandlingsprojekt Om du vill använda e-Anbud när du annonserar en upphandling direkt utan att upphandlingen föregås av ett projekt markerar du alternativet Anbudsinlämning via e-Avrop under rubriken e-Anbud. I ett upphandlingsprojekt bestämmer du hur anbudsinlämningen ska hanteras i projektets grunduppgifter. Markera alternativet e-Avrop on-line i avsnittet Anbudsinlämning under fliken Inställningar i projektets grunduppgifter för att aktivera elektronisk anbudsinlämning. I ett upphandlingsprojekt kan upphandlingen innehålla ett webbaserat frågeformulär Svarsbilaga skakrav och/eller, Svarsbilaga utvärdering. Markera alternativet On-line med/utan filer i avsnittet Utvärdering under fliken Inställningar i projektets grunduppgifter för att aktivera ett webbaserat frågeformulär. Exempel på inställningar i upphandlingens grunduppgifter · On-line utan filer innehåller ett webbaserade frågeformulär. När det är besvarat har leverantören lämnat sitt anbud. Leverantören kan inte lägga till egna filer. · On-line med filer innehåller ett webbaserade frågeformulär där leverantören även tillåts lägga till egna filer · Manuell hantering innebär att leverantören endast kan lämna anbud genom att lägga till egna filer Ovanstående gäller under förutsättning att anbudsinlämningen är satt till e-Avrop on-line i upphandlingens grunduppgifter. Annars sker all anbudsinlämning per post.
Hur anbud lämnas När elektronisk anbudsinlämning aktiverats kan anbudet lämnas av leverantören direkt i upphandlingens annons på Internet. Leverantören klickar på Lämna anbud och får då upp nedanstående formulär. Formuläret är indelat i tre delar. 1. Inloggning, 2. Besvara/Lägg till filer och i steg 3 Generera inlämningsbevis Exempel på leverantörens sida för anbudsinlämning Leverantörens Steg 1/3 Inloggning Leverantören loggar in med sitt användarnamn och lösenord för att aktivera anbudsinlämningen Leverantörens Steg 2/3 Bearbeta anbudet Leverantören besvarar upphandlingens webbaserade frågeformulär samt lägger till sina anbudsfiler Leverantörens Steg 3/3 Skicka anbudet I detta steg skickas anbudet och leverantören få ett inlämningsbevis i form av en PDF. Leverantören kan ångra sitt anbud eller radera och lägga ett nytt anbud t.o.m. sista anbudsdag Inställningar för e-Anbud Anbud som lämnats elektroniskt krypteras alltid vid inlämningen. För att kunna öppna anbudet måste låset och nyckel för krypteringen vara känd. En anbudsgivare får alltid ut ett inlämningsbevis innan inlämningen avslutas. På detta inlämningsbevis står låset och nyckeln som behövs för att anbudet ska gå att öppna. Administratörer i e-Avrop kan ställa in hur låset och nyckel ska hanteras. Om det första alternativet markerats, Med krav på lås och nyckel, måste leverantören skicka in inlämningsbeviset. Upphandlaren kan då skriva in låset och nyckeln som står på inlämningsbeviset och öppna anbudet. Om inlämningsbeviset inte inkommer kan anbudet inte öppnas. Om det andra alternativet markerats, Utan krav på lås och nyckel, ser e-Avrop till att anbudet kan öppnas efter sista anbudsdag. Detta alternativ gör att låset och nyckeln inte behövs för att anbudet ska gå att öppna. Inställningar för e-Anbud. Administratörsfunktion Det finns inget som hindrar en kombination av ett krav på att skicka in ett underskrivet inlämningsbevis kombinerat med alternativet Utan krav på lås och nyckel. Låset och nyckeln säkerställer att anbudet inte kan öppnas av obehöriga. Ett underskrivet inlämningsbevis är ett underskrivet elektroniskt anbud där en riktig namnteckning ersätter lösningar med installerade certifikat vilket gör det betydligt enklare för leverantören. Texten för de valda alternativet visas extra tydligt för leverantören dels vid anbudsinlämning dels på inlämningsbeviset under rubriken underskrift. Regler En leverantör kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: · Sista anbudsdag ej passerat · Leverantören är registrerad och inloggad på e-Avrop · Leverantören är prenumerant på upphandlingsdokumentet Leverantören kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: · Sista anbudsdag ej passerat · Leverantören loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades En upphandlare kan öppna leverantörens anbud förutsatt att: · Sista anbudsdag har passerat · Upphandlaren är registrerad och inloggad på e-Avrop · Upphandlaren är registrerad som upphandlare på den enhet som publicerat upphandlingsdokumentet · Upphandlaren har tillgång till informationen i inlämningsbeviset om systemet är konfigurerat för inlämning med krav på lås och nyckel Skydd Kryptering Ditt anbud skyddas genom kryptering med en krypteringsalgoritm kallad Rijndael. Rijndael är officiell amerikansk standard under namnet Advanced Encryption Standard (AES). Rijndael utropades den 2 oktober 2000 som segrare i en världsomfattande tävling anordnad av USAs handelsdepartement. Rijndael är en symmetrisk krypteringsalgoritm utvecklad av två belgare, Joan Daemen och Vincent Rijmen. För mer info se Wikipedia. Validering För varje anbudsfil beräknas dess signatur med hjälp av MD5 (Message-Digest algorithm 5) som är en kryptografisk hashfunktion som skapar en 128 bitar stor kontrollsumma av valfri data. Detta gör det möjligt med mycket stor sannolikhet fastställa om nämnda data är förvanskat. För mer info se Wikipedia. Anbudsöppning Inkomna anbud visas som en alert  på Mina sidor efter sista anbudsdag. Alerten visar ej öppnade anbud och räknas ned vart efter anbuden öppnas Exempel på alert för ej öppnade anbud fråga på Mina sidor Upphandlaren klickar på länken för Ej öppnade anbud och kommer då till projektlistan. I projektlistan är alla upphandlingar med oöppnade frågor markerade. Detta gäller både för upphandlingsprojekt och annons direkt.