Dokumentsynkronisering                            e-Avrop Hjälp Online

Syfte

Syftet är att förenkla arbetet med Office-dokument som lagras i e-Avrop:s upphandlingsstöd på Internet.

Dokumentsynkronisering 1.0

Att redigera ett dokument som ligger på en webbserver är enkelt, exempelvis ett Word-dokument. Man klickar på dokumentet och filen laddas ned till mappen ”Temporära Internetfiler”. När det är klart öppnas dokumentet automatiskt i Word. Så långt standardfunktionen, file download.

Eftersom dokumentet du öppnade nu ligger på din dator så uppdateras inte dokumentet på Internet när du sparar det lokalt. Det finns alltså ingen koppling tillbaka till Internet när du väl laddat ned ett dokument.

Om man använder standardlösningen för att uppdatera ett dokument som man hämtat på Internet krävs att man först sparar dokumentet , stänger det, byter program genom att aktivera webbläsaren och där bläddrar fram dokumentet och slutligen laddar up det manuellt.

I samband med det uppstår yttrligare problem. Om flera användare kan komma åt samma dokument måste man också förhindra redigering av ett dokument som redan bearbetas av en annan användare. Det kräver ytterligare funktioner för in och ut -checkning.

e-Avrop:s webbläsar-tillägg, Dokumentsynkronisering, löser detta problem.

Vill man redigera ett Word eller Excel -dokument i e-Avrop:s upphandlingsstöd på Internet, öppnar man helt enkelt dokumentet och skriver i det. När man sparar och stänger filen frågar tillägget om man även vill spara filen i sitt projekt på Internet. Om man svarar ja är det klart. Dokumentet uppdateras i upphandlingsstödet på Internet. Tillägget sköter också all logik med in och ut –checkning.

Lösningen innebär en stark förenkling av dokumenthanteringen mellan Internet och lokala dator. Tillägget medför att det inte längre är någon skillnad i arbetssätt mellan att redigera lokalt lagrade dokument och dokumenten i ditt upphandlingsprojekt på Internet.

Förutsättningar

1. IE 8 eller senare

2. Om IE 8 används krävs att ”https://www.e-avrop.com” finns med i listan på tillförlitliga platser

3. Tillägget fungerar bara för filfomaten: *doc, *docx samt *.xls och *.xlsx.

e-Avrop Dokumentsynkronisering. Tillägg för IE 8 eller högre

—        Tillägget består av en enda fil FileSync.dll och kan installeras direkt från e-Avrop:s webbplatsen via ett CAB paket.

—        Tillägget har av två delar, en ActiveX komponent som körs i webbläsaren och en bakgrundsprocess som övervakar dokumentet medan det redigeras. Detta gör att webbläsaren inte behöver vara öppen under tiden redigeringen sker.

—        Den installerade filen hamnar i en katalogen Downloaded Program Files som antingen ligger under Windows katalogen eller under användarens AppData\Local\Microsoft\Internet Explorer – katalog. Katalogen är beroende av om tillägget installeras globalt för alla användare eller enbart för en användare. Variationer kan också förekomma beroende på Windows version.

—        Nerladdade filer lagras i användarens temporära katalog. Du kan hitta katalogen via  miljövariabeln
%TEMP%.

—        Om denna katalog inte är skrivbar så används i Internet Explorers temporära katalog
(Temporary Internet Files).

—        All kommunikation med a-Avrop:s webplats sker via SOAP-baserade webservice anrop.

—        Alla anrop sker över en säker SSL/TLS krypterad anslutning.

 

Alla filer som hämtas från e-Avrop skickas med en RSA signatur.

Detta används för att:
  - verifiera filens integritet.
  – säkerställa att filen inte skadats i överföringen.
  – säkerställa filens autenticitet, att den kommer från e-Avrop.
  – säkerställa filen inte modifierats av tredje part under transporten.

Internet Explorer 8

I Internet Explorer 8 krävs att [https://www.e-avrop.com] finns med i listan på tillförlitliga platser (Internetalternativ – Säkerhet – Tillförlitliga Platser).