Denna RFI syftar till att utreda vilka verksamhetssystem för hyresadministration som finns på marknaden och som kan tänkas möta Linköping kommuns behov. RFI:n syftar också till att fungera som stöd för att kunna utforma ett affärsmässigt underlag inför en eventuell kommande upphandling av verksamhetssystem som ska hantera uthyrning av bostäder i Linköpings kommun.
- Kommunen har sedan 2019 ett system för hyresadministration och avtalet för detta löper snart ut.
- Kommunen önskar upphandla ett system som hanterar inhyrning och andrahandsuthyrning av bostäder.
- Cirka fem användare arbetar aktivt i det nuvarande systemet och ytterligare cirka 25 användare har läsbehörighet i systemet.
- I dagsläget hanteras omkring 400-600 hyresgäster aktivt i systemet och ett motsvarande antal hyresobjekt.
- Antalet personer med behov av tillgång till systemet och antalet hanterade hyresgäster och hyresobjekt kommer troligen öka över tid.
Det behöver i systemet bland annat vara möjligt att administrera bostäder, hyresavtal, hyresgäster, ärenden, felanmälningar, besiktningar, nyckelhantering och fakturering. Det är även av stor vikt att behörigheter kan ställas in på flera olika nivåer då endast ett fåtal personer ska kunna ha tillgång till hela systemet, vissa personer ska endast kunna komma åt delar av systemet och vissa personer ska endast ha läsbehörighet i systemet. Data från det nuvarande systemet (hyresgäster och hyresobjekt mm.) behöver överföras till det nya systemet.
Syftet med denna förfrågan är att ge kommunen information om vilka funktioner som marknadens system har att erbjuda.