UPPHANDLINGSPOLICY FÖR ÖRNSKÖLDSVIKS KOMMUN
antagen av Kommunfullmäktige 2003-06-16

Det yttersta målet för inköpsverksamheten är att vid angivna krav nå så låg totalkostnad som möjligt för kommunen.

I totalkostnaden ska beaktas, förutom pris och andra kommersiella villkor, även drift och underhåll, kvalitet, service, förråd och distribution, administration, personalkostnader och att policy för miljöanpassad upphandling ska följas.

Kommunens inköp ska ske till så effektivt kapitalutnyttjande som möjligt. Det innebär också att kommunen ska sträva efter så låg kapitalbindning som möjligt, t ex i förråd, under förutsättning att ställd servicenivå kan upprätthållas

Kommunen ska eftersträva en affärsmässig samverkan och samutnyttjande .

Varje rekvirent/inköpsansvarig ska erhålla erforderlig kompetens och väl känna till vilka kontaktvägar/regler som ska följas.

För kommunens upphandlingar gäller i alla sammanhang lagen om offentlig upphandling (LOU).

Kommunens bolag och stiftelser uppmanas följa fastställd policy och nyttja gällande avtal vilket innebär att:

·          Alternativa finansieringsformer prövas i samråd med kommunens ekonomikontor.

·          Som resurs finns en Upphandlingsenhet med kompetens i upphandlingsfrågor. Denna ska nyttjas av alla förvaltningar för att  målsättningen om bästa totalkostnad.

·          Den som gör affärer företräder kommunen, har dess uppdrag att agera och ansvarar för resultatet. Alla avtal / inköp som sluts ska göras i Örnsköldsviks Kommuns namn.
Alla upphandlingsavtal skall registreras i Upphandlingsenhetens databas så att dessa vid behov kan åberopas av Kommunens förvaltningar , bolag och stiftelser.

·          Alla köp ska dokumenteras på något sätt vid köpögonblicket. Grundprincipen är att kommunens inköpsbehov ska täckas med ramavtal, som respektive användare ska avropa ifrån. Ramavtalen ska följas. Om avsteg av något skäl är nödvändigt eller angeläget ska kontakt tas med Upphandlingsenheten eller den som annars slutit avtalet för en diskussion om orsakerna och för att i framtiden förbättra/utveckla avtalen.

·          Som direktupphandling, enligt LOU, som utförs av Upphandlingsenheten, gäller för varor och tjänster 10 Bb. För övriga rekvirenter gäller 1 Bb för varor och 2 Bb för tjänster.
Vid direktupphandling krävs ingen skriftlig förfrågan till leverantör utan det räcker med muntlig förfrågan. Resultatet ska dock dokumenteras och erforderlig konkurrens ska sökas.

Det åligger varje rekvirent att innan inköp sker kontrollera om avtal finns för produkten.

·          Kommunstyrelsen fattar inköpsbeslut vid kommunens gemensamma upphandlingar där fler än en nämnd/förvaltning är berörda. Det innebär att kommunstyrelsen som regel beslutar om kommunens ramavtal. Besluten är delegerade till arbetsutskott respektive inköpschefen beroende på upphandlingsbeloppet.

·          Avtal/Köp som avser enskild förvaltning beslutas av respektive nämnd. Nämnd kan utöva sin beslutanderätt själv eller delegera den till sina egna politiker och tjänstemän eller till tjänstemän på annan förvaltning. Varje nämnd / styrelse föreslås fastställa delegationsordning.

·          Varje nämnd ansvarar för att intern kontroll upprätthålles.
 

·          All upphandling, undantaget Direktupphandling, ska annonseras på kommunens hemsida för upphandlingar samt i annan av Upphandlingsenheten utsedd offentligt tillgänglig databas.