e-Avrop Nyhetsbrev

e-Avrop har infört ett nytt sätt att göra avtalsförlängning i avtalsdatabasen. Avtal kan förlängas i två steg, option 1 och 2.

En egendefinierad påminnelse kan sättas för varje datum. Förlängningen kan också aktiveras i förtid. När innevarande period passeras, förlängs avtalet i så fall automatiskt till nästa optionsdatum.

Vilka avtal är förlängda?

I e-Avrops rapporter, Mina sidor/rapporter, framgår det vilka av avtalen som förlängts och vilka som inte förlängts.

Vi har infört en funktion som heter avtalsadministration. Du hittar administratören i menyn till vänster på Mina sidor.

Här kan du byta dokumenttyp, varugrupp och ansvarig upphandlare på alla dina avtal. Det kan vara praktiskt när någon slutar eller när du vill byta namn på varugrupper

Vid kvalificering och utvärdering skapas kopior på leverantörens elektroniska svar som PDF tillsammans med leverantörens anbudsbilagor.

Detta har kompletterats med ytterligare en kopia i Excelformat. Kopian innehåller inte några utvärderingar utan är en prislista med frågan och leverantörens priser och svar. Dokumentet kan med fördel användas som bilaga till avtalet vid avtalspubliceringen på flera avtal åt gången.

Dokumentgranskningsfunktionen har uppgraderats till även omfatta granskning av skakrav och utvärderingskriterier när man använder utvärdering on-line.

Granskningen kan ske innan annonseringen och du kan begära att dokument ska granskning av en eller flera projektmedlemmar utan att dessa behöver vara administratörer i projketet.

Vid inbjudan att lämna anbud, tilldelningsbesked och kontraktstilldelning får leverantören ett e-post-meddelande där leverantören ombeds att logga in på
e-Avrop för att ta dela av dokumentationen.

Genom att tillgängliggöra dokumenten på detta sätt kan upphandlaren se vilka leverantörer som tagit del av informationen genom en ”läst” bekräftelse i systemet. Ytterligare en fördel är att vi inte längre är begränsade av filstorleken på bifogade filer som vi blir när vi skickar filer med e-post.

Även om leverantören inte läst sin e-post (vilket inte är helt ovanligt) är både inbjudan att delta i upphandling och tilldelningsbesked samt kontraktstilldelningen omedelbart tillgänglig via e-Avrop på Internet.

e-Avrop uppgraderar rättighetssystemet. I samband med det byter Administration namn till Systemadministration. Nu är det möjligt att förutom de direktivstyrda upphandlingsförfaranden också dela ut rättigheten för direktupphandling, förnyad konkurrensutsättning och Auktion. Exempelvis är det möjligt att ge en användare tillgång till direktupphandling och inget annat.

Att skapa avtalstyper och varugrupper är från och med nu en egen rättighetstyp. Den kan med fördel kombineras med rättigheten att skapa och underhålla avtal, avtalsadministration.

Administratören i din organisation kan tilldela och kontrollera att alla användarna har tilldelats rätt funktioner i e-Avrop.

Sedan en tid tillbaka har vi en funktion som låter leverantören aktivera en bevakning på liknande upphandlingar när leverantören hämtar ett underlag.

Denna funktion har kompletterats med en funktion som påminner leverantören att lämna anbud vid sista anbudsdag.

Denna service är kostnadsfri för leverantören och syftar till att ingen leverantör ska missa något anbud eller upphandling.