Efter genomförd intern utredning har upphandlande myndigheten gjort bedömningen att den ändring som avsåg att krav på att referensuppdrag ska avse svenska kommuner inte är aktuellt utan har beslutat att återgå till det ursprungliga kravet enligt nedan.
Referensuppdrag ska styrka att leverantören har erfarenhet av uppdrag motsvarande som kan komma att beställas från avtalet, vilket avser leverans, implementering och fullt driftsatt dokument- och ärendehanteringssystem.
Leverantören ansvarar för att kontaktpersonen för uppdraget är vidtalad och går att nå på angiven e-postadress/telefonnummer. Kontaktpersonen ska ha kunskap om hur uppdraget genomförts i sin verksamhet och kunna bekräfta att uppdraget genomförts så som det angetts i beskrivningen.
Referensuppdrag inom den egna organisationen godtas inte. Referensuppdrag ska avse olika uppdragsgivare, det vill säga olika organisationer - olika organisationsnummer - i det här fallet två (2) olika kommuner. Således får inte samma organisation vara uppdragsgivare i mer än ett (1) uppdrag.
Leverantören ska ange förteckning med två (2) referensuppdrag avseende leverantören med följande innehåll:
- Uppdragsgivarens organisation
- Uppdragsgivarens kontaktperson, namn, telefonnummer och e-postadress
- En kort beskrivning av uppdraget och dess omfattning
- Tidpunkten för referensuppdragets genomförande. Uppdraget får inte vara äldre än tre (3) år från sista anbudsdag.
Respelktive referent ska kunna besvara nedan angivna frågor:
- Gick införandeprojektet bra, det vill säga enligt avtalat och i avtalad tid?
- Fungerar service och support enligt avtalat?
- Upplevs systemet som modernt, strukturerat och användarvänligt?
Godkända referensuppdrag förutsätter att det tydligt framgår att uppdragen avsett leveranser av efterfrågade tjänster, samt att dessa utförts på ett kvalitetsmässigt bra sätt och att referenten kan rekommendera leverantören för kommande uppdrag.
Referensuppdragen ska ha utförts på ett tillfredsställande sätt samt ha utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt.
Respektive referens ska styrka erfarenhetskravet.
Skinnskattebergs kommun förbehåller sig rätten att bedöma om angivet referensuppdrag är likvärdigt eller inte.
Beställaren förbehåller sig vidare rätten att använda s.k. egenreferens (dvs. tidigare erfarenhet av anbudsgivaren). Denna referens kommer att behandlas lika externa referenser. Egenreferensen kommer i förekommande fall att ersätta ”Referensuppdrag 1".
En leverantör som inte kan ange referensuppdrag enligt ovan, till exempel på grund av att verksamheten är nystartad, ska på annat sätt kunna visa att kravet är uppfyllt. Exempelvis genom att personer i ledande ställning har erfarenhet av motsvarande uppdrag införskaffade i tidigare anställning eller verksamhet. Uppdragen får dock inte vara äldre än tre (3) år från sista anbudsdag.