Leveransmottagning och reklamation

Syftet med denna information är att vara ett stöd till dig som gör beställningar av varor eller tjänster.

 

Du kan hämta hem. skriva ut eller spara ner informationen i PDF via denna länk.  (intern länk)

 

Eller så hittar du informationen bland mallarna på inloggad. Gå till Inloggad, sök på Upphandling/mallar och klicka på rubriken "Stöd för dig som köper in varor och tjänster" i innehållsförteckningen.

 

 


1      Leveransmottagning och betalning

Generella utgångspunkter

1.1    Leveransbevakning

Ta kontakt med leverantören om du inte har fått leverans eller en avisering om leverans inom överenskommen leveranstid i enlighet med din beställning eller avtal.

1.1.1     Kommer leveransen ofta försent?

Om en leverantör inte håller överenskomna leveranstider meddelas Upphandlingsenheten om du har beställt från ett ramavtal. Annars meddelas den person som är ansvarig för avtalet.

 

Informationen är särskilt viktig vid inköp som görs som avrop på ramavtal då det kan vara många som använder avtalet.

2       Leveranskontroll av varor

Den som tar emot en leverans ska först genomföra en ankomstkontroll (se 2.1)av leveransen och därefter godkänna mottagandet genom underskrift av en frakt- eller en följesedel.

Beställaren av varorona ska inom en skälig tid, rekommenderat inom en vecka efter mottagande göra en leveranskontroll (se 2.2). Det vill säga en genomgång av att leveransen överensstämmer med beställningen.

2.1    Ankomstkontroll

 

2.2    Leveranskontroll

Notera eventuella avvikelser på följesedeln. Ange också datum och personlig signatur så att det framgår vem som har gjort noteringen. Om det saknas följesedel är det lämpligt att göra noteringen på beställningskopian, rekvisitionskopian eller om din verksamhet har ett annat sätt att dokumentera avvikelser.

2.2.1     Dokumentation

Fraktsedeln, följesedeln och annan dokumentation av beställningen och kontrollerna förvaras i enlighet med varje förvaltnings/avdelnings egen rutin.

Ett alternativ kan vara att bilägga dokumentationen med fakturan vid sakgranskning eller ha en Excelfil där dokumentation sker.

2.2.2     Avvikelser och fel

Reklamera alltid varan hos leverantören om du som beställare inte är nöjd med leveransen, om varan har skador, om den inte är komplett eller på annat sätt inte motsvarar leverantörens löften.

3      Leveranskontroll av tjänster

Leveranskontrollen kan till exempel omfatta att:

4      Reklamationer

4.1    Returer

Om den reklamerade varan returneras ska den, om möjligt, skickas i sitt original emballage detta för att undvika att skador uppstår och förvärras.

Retur ska alltid ske i överenskommelse med leverantören.

4.2    Ersättning för merkostnader

Om den felaktiga leveransen medför merkostnader för kommunen, för till exempel frakt, ska merkostnaderna betalas av leverantören. Leverantören ska därefter översända en kreditfaktura på beloppet som avräknas vid betalning av varan.

4.3    Vad ska brevet om reklamation innehålla?

Se till att reklamationsbrevet innehåller följande punkter:

4.4    Avvakta med betalningen eller begära kreditering?

Om rättelsen görs omedelbart till exempel genom att leverantören sänder över den saknaden detaljen, eller rättar den felaktiga rapporten, kan betalningen göras enligt den ursprungliga fakturan. Om reklamationen innebär ett mer omfattande arbete, reparation, utbyte eller liknande, ska leverantören kreditera den erhållna fakturan. Sedan skickar leverantören en ny faktura när den fullständiga och korrekta leveransen har genomförts.

5      Betalning

5.1    Ersättning vid försenad leverans

Vissa avtal innehåller villkor om vite vid försenad leverans. Om det finns sådana villkor om det inträffar en försening, ska vite alltid utkräva om det är leverantören som orsakat förseningen.

5.2    Betalningsdag

Kommunens normala betalningsvillkor ska tillämpas. Notera att det avtalade villkoren ska tillämpas även om leverantörens faktura säger något annat.

5.3    Informera om egna erfarenheter

Personalens egna erfarenheter bidrar till förbättringar och utveckling inom organisationen. Informera gärna Upphandlingsenheten eller personen som har slutit avtalet eller skrivit beställningen om sådant du reagerat på, både positiva och negativa reaktioner är värdefulla.

 

 

 

 

Checklistan är till stor del hämtad ifrån boken:

Strategiska offentliga affärer, Kalle Krall och Eva-Lotta Sandberg, AffärsConcept. (2010)
ISBN:978-91-7345-240-3