Leveransmottagning och reklamation

Syftet med denna information är att vara ett stöd till dig som gör beställningar av varor eller tjänster.

 

Du kan hämta hem. skriva ut eller spara ner informationen i PDF via denna länk.  (intern länk)

 

Eller så hittar du informationen bland mallarna på inloggad. Gå till Inloggad, sök på Upphandling/mallar och klicka på rubriken "Stöd för dig som köper in varor och tjänster" i innehållsförteckningen.

 

 

---

1      Leveransmottagning och betalning

Generella utgångspunkter

• Ta omedelbart kontakt med leverantören om det kommer en leverans som du inte är nöjd med.
• Säkerställ att leverantören har fullgjort leveransen på överenskommet sätt innan du betalar fakturan.

1.1    Leveransbevakning

Ta kontakt med leverantören om du inte har fått leverans eller en avisering om leverans inom överenskommen leveranstid i enlighet med din beställning eller avtal.

1.1.1     Kommer leveransen ofta försent?

Om en leverantör inte håller överenskomna leveranstider meddelas Upphandlingsenheten om du har beställt från ett ramavtal. Annars meddelas den person som är ansvarig för avtalet.

• Notera samtliga tillfällen och både lovat leveransdatum samt när leveransen kom.
• Du når Upphandlingsenheten via upphandling@sundsvall.se
  • Berätta vilket avtal du handlat på och från vilken leverantör

 

Informationen är särskilt viktig vid inköp som görs som avrop på ramavtal då det kan vara många som använder avtalet.

2       Leveranskontroll av varor

Den som tar emot en leverans ska först genomföra en ankomstkontroll (se 2.1)av leveransen och därefter godkänna mottagandet genom underskrift av en frakt- eller en följesedel.

Beställaren av varorona ska inom en skälig tid, rekommenderat inom en vecka efter mottagande göra en leveranskontroll (se 2.2). Det vill säga en genomgång av att leveransen överensstämmer med beställningen.

2.1    Ankomstkontroll

• Kontrollera att transportemballaget inte har några skador eller andra defekter som kan ha påverkat innehållet.
• Kontrollera att antalet levererande kollin överensstämmer ned antalet som anges på fraktsedeln.
• Gör en noteringen på fraktsedeln om antalet levererade kollin inte överensstämmer med fraktsedeln.
•  Notera samtidigt avvikelser och skador på fraktsedeln/följesedeln.
  • Godkänn sedan mottagandet genom signering.

 

• Tips! Fotografera gärna eventuella skador med mobilen för dokumentation och bevisning.
• Kontrollera att den levererade varans typ och kvantitet överensstämmer med vad som anges på följesedeln och i beställningsunderlaget.
• Kontrollera att varan har den funktion och prestanda som beställningen anger.

2.2    Leveranskontroll

Notera eventuella avvikelser på följesedeln. Ange också datum och personlig signatur så att det framgår vem som har gjort noteringen. Om det saknas följesedel är det lämpligt att göra noteringen på beställningskopian, rekvisitionskopian eller om din verksamhet har ett annat sätt att dokumentera avvikelser.

2.2.1     Dokumentation

Fraktsedeln, följesedeln och annan dokumentation av beställningen och kontrollerna förvaras i enlighet med varje förvaltnings/avdelnings egen rutin.

Ett alternativ kan vara att bilägga dokumentationen med fakturan vid sakgranskning eller ha en Excelfil där dokumentation sker.

2.2.2     Avvikelser och fel

Reklamera alltid varan hos leverantören om du som beställare inte är nöjd med leveransen, om varan har skador, om den inte är komplett eller på annat sätt inte motsvarar leverantörens löften.

3      Leveranskontroll av tjänster

• Leveranskontrollen utförs av den person som har fungerat som uppdragsledare av tjänsten.
• För uppdrag där det finns en särskild överenskommelse ska leverantören få meddelande om att leveransen är godkänd, eller få besked om vilka justeringar eller rättelser som behövs för att leveransenska kunna godkännas.
• I längre uppdrag bör det finnas milstolpar för avstämning av delleveranser.
  • Betalning kopplas då till godkännande milstolpe.
  • I leveranser där den upphandlande myndigheten inte är användare av tjänsterna, exempelvis vid äldreomsorg eller vård, kan enkäter och brukarundersökningar utgöra en del av leveranskontrollen.

Leveranskontrollen kan till exempel omfatta att:

• Alla överenskomna handlingar har färdigställts och överlämnats av leverantören
• De angivna målen i avtalet har uppnåtts.
• Tidsplanen har hållits.
• Material som den upphandlande myndigheten tillhandahållit har kommit i retur
• Om leveransen avviker från beställningen, ska avvikelsen omedelbart meddelas till leverantören.
  • För att undvika missförstånd ska ett muntligt framfört meddelande bekräftas skriftligt.
  • Betalningen sker först efter att det konstaterats att leveransen av varorna eller tjänsterna motsvarar beställningen.

4      Reklamationer

4.1    Returer

Om den reklamerade varan returneras ska den, om möjligt, skickas i sitt original emballage detta för att undvika att skador uppstår och förvärras.

Retur ska alltid ske i överenskommelse med leverantören.

4.2    Ersättning för merkostnader

Om den felaktiga leveransen medför merkostnader för kommunen, för till exempel frakt, ska merkostnaderna betalas av leverantören. Leverantören ska därefter översända en kreditfaktura på beloppet som avräknas vid betalning av varan.

4.3    Vad ska brevet om reklamation innehålla?

Se till att reklamationsbrevet innehåller följande punkter:

• Kommunens beställningsnummer
• Leverantörens ordernummer
• Beskrivning av felaktigheten/avvikelsen
• På vilket sätt leverantören ska avhjälpa felet/avvikelsen
• Ersättningskrav för kommunens merkostnader
• Senaste tidpunkt när rättelsen ska vara gjord
• Begäran om leverantören ska bekräfta överenskommelsen om rättelse.

4.4    Avvakta med betalningen eller begära kreditering?

Om rättelsen görs omedelbart till exempel genom att leverantören sänder över den saknaden detaljen, eller rättar den felaktiga rapporten, kan betalningen göras enligt den ursprungliga fakturan. Om reklamationen innebär ett mer omfattande arbete, reparation, utbyte eller liknande, ska leverantören kreditera den erhållna fakturan. Sedan skickar leverantören en ny faktura när den fullständiga och korrekta leveransen har genomförts.

5      Betalning

• Kontrollera att de angivna villkoren i fakturan överensstämmer med villkoren som anges i beställningen eller i avtalet, samt att de överensstämmer med den erhållna leveransen

5.1    Ersättning vid försenad leverans

Vissa avtal innehåller villkor om vite vid försenad leverans. Om det finns sådana villkor om det inträffar en försening, ska vite alltid utkräva om det är leverantören som orsakat förseningen.

5.2    Betalningsdag

Kommunens normala betalningsvillkor ska tillämpas. Notera att det avtalade villkoren ska tillämpas även om leverantörens faktura säger något annat.

5.3    Informera om egna erfarenheter

Personalens egna erfarenheter bidrar till förbättringar och utveckling inom organisationen. Informera gärna Upphandlingsenheten eller personen som har slutit avtalet eller skrivit beställningen om sådant du reagerat på, både positiva och negativa reaktioner är värdefulla.

 

 

 

 

Checklistan är till stor del hämtad ifrån boken:

Strategiska offentliga affärer, Kalle Krall och Eva-Lotta Sandberg, AffärsConcept. (2010)
ISBN:978-91-7345-240-3