Upphandlingsreglemente för Tyresö kommun

Innehåll

SYFTE. 1

UPPHANDLINGSFORMER. 1

För direktupphandling gäller följande riktlinjer: 2

ANNONSERING. 2

MOTTAGANDE OCH ÖPPNANDE AV ANBUD. 2

PRÖVNING OCH ANTAGANDE AV ANBUD. 2

BESLUT M M OM ANSKAFFNING OCH UPPHANDLING. 3

INKÖPSSAMORDNING M M. 3

Inköpsgruppens huvudsakliga uppgifter är att: 3

STÖD OCH HJÄLPMEDEL FÖR ANSKAFFNING OCH UPPHANDLING. 4

Bilaga

Miljöhänsyn vid upphandlingar. 4

 

 

 

SYFTE

§1

All upphandling  skall syfta till att, med iakttagande av gällande regler, skapa förutsättningar för en så ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet som möjligt i kommunen. Det förutsätter bl a ett väl genomtänkt förfrågningsunderlag och ändamålsenliga hjälpmedel inför varje upphandling. 

§2

Upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn.

§3

För att underlätta och effektivisera inköp/avrop av frekventa varor och tjänster tecknas ramavtal  inom sådana områden. Förutom att teckna egna ramavtal skall kommunen ta till vara möjligheter att samverka med andra kommuner m fl organisationer och utnyttja sektorgemensamma ramavtal (som tecknats av t ex Statskontoret eller Kommentus).

§4

Vid upphandling skall kommunen välja produkter och tjänster som, sett under hela sin livslängd, är skonsamma mot miljön och befrämjar en god arbetsmiljö. Närmare riktlinjer för tillämpningen av denna paragraf finns i bilaga till reglementet.

§5

Vid upphandling som har betydelse för funktionshindrades möjligheter att utnyttja kommunens olika tjänster, eller att arbeta inom kommunens olika verksamheter, skall förfrågningsunderlag utformas och upphandlingen i övrigt genomföras så att funktionshindrades behov och intressen så långt möjligt tas till vara.

 

UPPHANDLINGSFORMER

§6

Upphandling kan enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) ske som öppen upphandling, selektiv upphandling, förhandlad upphandling, förenklad upphandling, urvalsupphandling eller direktupphandling. I LOU finns detaljerade regler om vilka upphandlingsformer som får användas i olika situationer och om vad de innebär.

§7

Varuupphandling som under ett kalenderår eller en kontraktsperiod beräknas uppgå till minst de belopp som anges i de s k tröskelvärdena (LOU kapitel 2) skall ske i form av öppen  eller selektiv  upphandling.

§8

Upphandling av byggentreprenad och upphandling inom vatten-, energi-, transport- och telekommunikationsområdena som beräknas uppgå till minst angivna tröskelvärden sker enligt detaljerade regelverk som anges i LOU (kapitlen 3 och 4).

§9

Upphandling av tjänster enligt avdelning A i bilaga till LOU som beräknas överstiga gällande tröskelvärde skall ske som öppen eller selektiv upphandling (LOU kapitel 5).

§10

Upphandling enligt §§ 7-9 kan, när vissa i LOU angivna villkor är uppfyllda, övergå i eller ersättas av förhandlad upphandling  (LOU kapitlen 2-5).

§11

Upphandling av varor och tjänster får inte delas upp i syfte att tröskelvärdena skall underskridas

§12

Upphandling av varor, upphandling av byggentreprenad, upphandling inom vatten-, energi-, transport- och telekommunikationsområdena samt upphandling av tjänster som understiger angivna tröskelvärden skall ske i form av förenklad upphandling  eller urvalsupphandling .

Samma sak gäller för upphandling av tjänster inom avdelning B i bilaga till LOU och upphandling av telefoni, telex, radiotelefoni, personsökning eller satellittjänster oavsett värde.

§13

Om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl, såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på kommunen, får upphandling ske utan föregående annonsering eller anbudstävlan (s k direktupphandling).

Direktupphandling får också tillämpas för tjänster inom handikappomsorgen och vård inom socialtjänstens område om relationen mellan vårdgivare och vård- och omsorgstagaren i annat fall skulle störas så att vården därmed försämras eller i situationer där det endast finns ett möjligt vård- eller boendealternativ på grund av vårdbehov eller anhöriganknytning. Även i fall där patientens fria val av vårdgivare omöjliggör upphandling enligt reglerna för förenklad upphandling eller urvalsupphandling får direktupphandling tillämpas.

 

För direktupphandling gäller följande riktlinjer:

Affärsmässighet skall iakttas. Genom prisjämförelser eller på annat sätt skall kommunen förvissa sig om att det pris som betalas är marknadsmässigt.

Som övre beloppsgräns för vad som är att anse som lågt belopp tillämpas för såväl varor och tjänster (inkl konsulttjänster) fem prisbasbelopp.

Upprepade upphandlingar av samma slags vara eller tjänst under ett kalenderår skall, om de är möjliga att förutse, räknas samman vid bedömning av om kriterierna för lågt belopp är tillämpliga.

Direktupphandling över ett halvt prisbasbelopp skall godkännas av förvaltningschef eller annan tjänsteman till vilken förvaltningschefen lämnat sådant bemyndigande.

Skälen till att direktupphandling valts, hur priskontroll skett samt hur upphandlingen i övrigt har genomförts skall dokumenteras för alla direktupphandlingar som överstiger ett halvt prisbasbelopp. Kopia av sådan dokumentation skickas till inköpsavdelningen.

 

ANNONSERING

§14

Kommunens upphandlingar skall, med undantag för upphandling enligt §12 och vissa i LOU angivna undantag, annonseras. Kommunen annonserar igenom Kommentus Annons eller annat lämpligt organ, så att även kraven på annonsering till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella tidning uppfylls.

Inom 48 dagar efter att en upphandling enligt §§7-9 har avslutats skall en annons därom skickas till Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer

§15

Kommunen skall så tidigt som möjligt under budgetåret  genom förhandsannonsering informera om under året planerade upphandlingar enligt §§7-9 som beräknas överstiga vissa i LOU angivna belopp.

 

MOTTAGANDE OCH ÖPPNANDE AV ANBUD

§16

Försändelser med anbud skall, så snart som möjligt efter anbudstidens utgång, öppnas vid en förrättning där minst två av kommunens utsedda personer deltar, varav en utsedd av upphandlingschefen (om inte annan ordning överenskommits med denne). Anbuden skall föras upp i en förteckning som bestyrks av dem som deltar i förrättningen.

Vid förhandlad upphandling får försändelserna öppnas och anbuden förtecknas utan en sådan förrättning som avses i första stycket. Anbuden skall öppnas samtidigt eller, om det finns synnerliga skäl, allteftersom de kommer in.

§17

Vid upphandling enligt §§7-9 skall kommunen, innan anbuden prövas, pröva om anbudsgivarna eller anbudssökandena  uppfyller de krav som ställts upp på leverantören.

§18

Kommunen får medge en anbudsgivare eller anbudssökande att rätta en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet eller ansökningen att få lämna anbud. Kommunen får även begära att ett anbud eller en ansökan kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.

 

PRÖVNING OCH ANTAGANDE AV ANBUD

§19

Kommunen skall anta antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst anbudspris. Av förfrågningsunderlaget skall framgå vilket kriterium som kommer att tillämpas.

 

Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga skall hänsyn tas till samtliga omständigheter såsom pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan

 

m m. I förfrågningsunderlaget eller annonsen om upphandling skall anges vilka omständigheter som kommer att tillmätas betydelse. Omständigheterna skall om möjligt anges efter angelägenhetsgrad, med den viktigaste först.

§20

Kommunen får förkasta anbud som är orimligt lågt, dock först efter att skriftligen ha begärt förklaring från anbudsgivaren till det låga anbudet och inte fått tillfredsställande svar.  

§21

När beslut om leverantör och anbud har fattats, men innan kontrakt har tecknats, skall upplysningar lämnas till varje anbudssökande eller anbudsgivare om beslutet och skälen till det (tilldelningsbeslut). Denna bestämmelse gäller inte vid direktupphandling.

 

Vid upphandling enligt §§7-9 skall, till anbudssökande eller anbudsgivare som begär det, upplysningar lämnas om varför hans ansökan eller anbud förkastats (se §17). Sådan upplysning skall lämnas inom 15 dagar från det att begäran kom in. Om beslut om leverantör och anbud hunnit fattas skall upplysningarna dock lämnas genast eller så snart det är möjligt efter att begäran kom in. Om kommunen har beslutat att inte avsluta en annonserad upphandling, eller att göra om upphandlingen, skall på begäran upplysningar lämnas om skälen för det beslutet.

 

Efter avslutad upphandling enligt §§7-9 upprättas en rapport enligt bestämmelser i LOU (kap 1, §11).

§22

Uppgift som rör anbud får inte i något fall lämnas till annan än den som har avgett anbudet förrän alla anbud offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan slutförts. 

 

Anbud och anbudshandlingar med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar samanställningar och liknande skall förvaras på ett betryggande sätt.

 

BESLUT M M OM ANSKAFFNING OCH UPPHANDLING

§23

Anskaffningsbeslut eller beslut om upphandling fattas av nämnd eller av tjänsteman som nämnden delegerat ansvar och befogenheter till.

 

Det ankommer på nämnden att genom sin representant i inköpsgruppen, eller på annat sätt, anmäla planerad upphandling till inköpsavdelningen så att kommunens upphandlingar kan samordnas enligt detta reglemente samt i övrigt vid behov samråda med inköpsavdelningen i frågor om anskaffning och upphandling

§24

Anskaffning av vara eller tjänst som omfattas av ramavtal skall ske genom avrop från gällande avtal. Om det finns särskilda skäl att anskaffa sådan vara eller tjänst utanför gällande avtal anmäles detta till kommunens upphandlingschef.

 

INKÖPSSAMORDNING M M

§25

Alla kommunens upphandlingar skall samordnas för att dels ta till vara de fördelar som den sammanlagda upphandlingsvolymen kan ge vid prissättning, distribution, service och administration, dels uppfylla LOU:s krav på en upphandlande enhet vad gäller iakttagande av upphandlingsformer, tröskelvärden och beloppsgränser, annonsering m m.

§26

För samordning enligt §25 ansvarar en central inköpsgrupp  vars arbete leds av kommunens upphandlingschef.

 

I inköpsgruppen skall finnas en (eller flera) företrädare för varje nämnd/förvaltning inom kommunen.

 

Inköpsgruppens huvudsakliga uppgifter är att:

·     inför varje budgetår ställa samman planerade eller bedömda inköpsvolymer inom olika varu- och tjänsteområden,

·     besluta om inom vilka områden ramavtal skall tecknas eller upphandlingen på annat vis skall samordnas för att kommunen skall uppnå så förmånliga villkor som möjligt och/eller uppfylla de krav LOU ställer på en upphandlande enhet,

·     besluta om hur ansvaret för att genomföra aktuella upphandlingar fördelas mellan inköpsavdelningen och övriga enheter samt klarlägga behovet av samrådsgrupper el dyl inför olika upphandlingar

·     undersöka möjligheterna att samordna upphandlingar med andra kommuner eller utnyttja ramavtal som tecknas av annan huvudman

·     följa upp kommunens samlade inköp i syfte att dels kontrollera dessa riktlinjers efterlevnad, dels bedöma hur väl träffade ramavtal motsvarar olika verksamheters inköpsbehov och för att kunna planera och samordna kommande upphandlingar

Från inköpsgruppens sammanträden skall föras protokoll varav det framgår vilka upphandlingar som har behandlats och vilka beslut som fattats.

 

§27

All annonsering i samband med kommunens upphandlingar ombesörjes av inköpsavdelningen

 

STÖD OCH HJÄLPMEDEL FÖR ANSKAFFNING OCH UPPHANDLING

 

§28

Inköpsavdelningen ansvarar för att på kommunens intranet eller annat lämpligt sätt tillhandahålla

·     detta reglemente

 

·     information om gällande ramavtal, avropsrutiner m m

 

·     information om gällande tröskelvärden och andra beloppsgränser enligt LOU

 

·     checklistor, upphandlingssystem, blanketter o dyl som behövs för att underlätta att alla tjänstemän som har att befatta sig med frågor om anskaffning och upphandling kan göra det under former som är förenliga med LOU och detta reglemente

 

·     databas eller andra tillgängliga hjälpmedel för att ställa relevanta miljökrav, t ex EKU

 

·     råd och stöd i övrigt i samband med utformning av förfrågningsunderlag och genomförande av upphandlingar som inte inköpsavdelningen själv ansvarar för

 

 

 

 

 

Bilaga 1

Miljöhänsyn vid upphandlingar

Inför all upphandling bör aktivt eftersträvas att välja produkter och tjänster som, sett under hela sin livslängd, är skonsamma mot miljön och befrämjar en god arbetsmiljö.

Det innebär att så lång möjligt sådana varor skall väljas som:

·     inte innehåller miljö- eller hälsofarliga komponenter

·     kan återanvändas eller återvinnas på ett från miljösynpunkt ändamålsenligt sätt

·     är så material- och energisnåla som möjligt

·     är tillverkade av förnybara råvaror med från miljösynpunkt skonsamma tillverkningsmetoder

·     uppfyller etablerade kriterier för miljömärkning, t ex Svanmärkning

I detta ligger att kommunen skall vara beredd att acceptera en rimlig merkostnad för att uppnå miljövinster. Var gränsen går för vad som är en ”rimlig” merkostnad måste bedömas från fall till fall av verksamhetsansvarig nämnd mot bakgrund av de mål som gäller för verksamheten och att efter hand fler och bättre miljöanpassade alternativ kan förutsättas bli tillgängliga.

Miljöhänsynen får emellertid inte gå så långt att huvudsyftena i lagen om offentlig upphandling åsidosätts, t ex genom att sådana produktkrav ställs att ett enda företag kan uppfylla dem innan en marknad i övrigt har hunnit bildas.

Av anbudsförfrågan skall alltid klart framgå vad som är absoluta miljökrav och vilka miljöfaktorer som i övrigt kommer att vägas in i bedömningen av olika anbud.

Vid upphandling av tjänster skall miljökraven lägst motsvara vad som gäller i kommunens egen verksamhet.