RFI – Fordonshanteringssystem
Inledning
Beställaren avser att upphandla ett fordonshanteringssystem och önskar i detta skede inhämta information från marknaden kring tillgängliga lösningar, systemens funktionalitet och leverantörernas möjligheter att möta Beställarens behov. Denna RFI syftar till att ge Beställaren underlag för att planera en eventuell upphandling.
Instruktion
Besvara nedanstående frågor med relevant information om ert system. Ange även om funktionaliteten kräver tilläggstjänster eller medför extra kostnader utöver en eventuell licens- eller abonnemangsavgift.
Kostnadsstruktur
- Tillkommer det kostnad för något, utöver den månatliga avtalade kostnaden? Ange vad som eventuellt tillkommer.
Funktionalitet och Integrationer
Transportstyrelsen
- Erbjuder ert system en direktuppkoppling till Transportstyrelsen för realtidsinformation om fordonens status?
- Vilken typ av information kan erhållas och hur ofta uppdateras den?
Bilpool
- Har systemet funktioner för att hantera bokningar av bilpoolsfordon?
- Kan admin ändra all information i befintliga bokningar?
- Vad kan bokaren ändra i sina egna bokningar?
- Vilka funktioner finns för att hantera nyckelutlämning, till exempel integration med nyckelskåp och alkomätare?
Verkstad och Besiktning
- Inkluderar systemet ett verkstadsschema och planeringsverktyg för biltvätt?
- Kan systemet generera varningar och automatiskt schemalägga verkstadsbesök och besiktningar? Samt hantera rekvisitionsmallar?
- Finns det integration med avtalade besiktningsleverantörer för att se och boka besiktningar samt få tillgång till besiktningshistorik?
Mobila Applikationer
- Erbjuder ni en mobilapplikation för tvättpersonal med funktioner för att registrera tvättider, se scheman och checklistor?
- Kan applikationen även användas för att rapportera skador via fritext?
Skadehantering
- Har systemet funktioner för att generera och skicka skadeanmälningar till försäkringsbolag? Eller direkt till valfri mailadress, så vi har koll på skadorna?
- Finns det fördefinierade mallar för skadeanmälningar? Anpassningsbar Information
- Finns det möjlighet att lägga till fritextfält för interna kostnadsställen, namn, händelser mm och information om fordonsförflyttningar?
Rapportering
- Har systemet en rapportgenerator för att skapa flexibla rapporter baserade på all data i systemet, inklusive information från Transportstyrelsen?
- Kan rapporter skapas och sorteras efter kodsträngar för fakturering?
- Tillkommer det kostnad för några rapporter?
Fordonsövervakning
- Kan systemet registrera och visa information om när fordon kommer in och ut ur systemet (arkiv)?
- Kan systemet sortera fordon på registreringsnummer, biltyp, märke, modell, drivmedel?
- Kan systemet visa aktuell mätarställning och integrera med elektroniska körjournaler? Integrationer
- Har systemet integration med avtalade elektroniska körjournaler och drivmedelsbolag för att se fakturor och förbrukning?
Användarhantering och Systemfunktioner
Användardata
- Kan systemet registrera och hantera information om fordonsägare, ansvariga, förare, förvaltning, avdelning, enhet, kontaktuppgifter, kontosträngar och fakturamottagare?
Utbildning och Support
- Erbjuder ni fria utbildningstillfällen och fri support?
Behörighetskontroll
- Har systemet olika behörighetsnivåer för att kontrollera användarnas åtkomst och funktioner? ·
- Kan behörigheter begränsas så att användare endast ser de fordon de är ansvariga för? ·
- Har systemet en "single sign on" funktion?
Systemprestanda
- Hur säkerställer ni att systemet har snabb prestanda, särskilt vid generering av rapporter?
Kommunikation och Uppgiftshantering
- Har systemet funktioner för att tilldela uppdrag/uppgifter mellan användare, samt en chatt/meddelandefunktion med aviseringar?
- Finns det en funktion i systemet för felrapportering?
Kalenderfunktion
- Kan kalendern sorteras efter bil, person, dag, vecka och månad?
Systemutveckling
- Om vissa funktioner saknas, hur ser er utvecklingsplan ut?
- Finns det möjlighet att påverka eller beställa anpassad utveckling av systemet?