Ny upphandling Grunduppgifter                e-Avrop Hjälp Online

Omfattning

Hur du startar ett nytt upphandlingsprojekt eller bearbetar ett befintligt.

Förutsättningar

Nedanstående gäller under följande förutsättningar:

1. Du måste ha ett konto på e-Avrop

2. Du måste vara inloggad i e-Avrop upphandlingsstöd

3. Du måste ha tilldelats rättigheten Upphandlare din administratör i e-Avrop

Mina sidor

På Mina sidor under rubriken Arbeta med i menyn till vänster väljer du alternativet Projekt

Du kommer då till upphandlingsstödets projektlista där du kan se alla projekt du omfattas av.

Projektlistan

När du kommer till projektlistan är listan inställd på ditt namn och visar följaktligen bara projekt som du är medlem i. Du kan se dina kollegers pågående projekt genom att välja deras namn i listan under rubriken Upphandlare.

Om du ska kunna arbeta med andra projekt än de projekt du ser när ditt namn är i listan måste du vara Administratör. En Administratör i e-Avrop Kan se och bearbeta alla projekt.

Välj Ny upphandling under rubriken Inköp.

Det första du måste göra är att initiera upphandlingen genom att skapa dess grunduppgifter.

Allmänna projektuppgifter

Här anger du upphandlingens namn, diarienummer, CPV-kodning och uppskattat värde. Försök att alltid ange Uppskattat värde eftersom det används i statistiken.

Typ av avtal och varugrupp

Om inte rätt avtalstyp eller varugrupp återfinns i rullisten kan en ny skapas. Egendefinierade avtalstyper och varugrupper gäller bara för den aktuella annonsen.

Upphandlingsförfarande

Upphandlingsstödets process förändras med valet av Upphandlingsförfarande. Skillnaden mellan förenklat förfarande och selektiv upphandling gör att stegen blir fler eller färre.

Selektiv, urval, förhandlad , öppen och förenklat förfarande kan väljas och processen följer då de steg som krävs för att genomföra upphandlingen med ansökan, anbud och annonsering i TED mm.

Direktupphandling med och utan annonsering kan också genomföras. Med annons innebär att direktupphandlingen annonseras i en offentligt databas och alla som vill kan lämna bud. Utan annons innebär att upphandlingen bara riktas till inbjudna leverantörer.

Upphandling med Förnyad konkurrensutsättning kan genomförs. Dessa upphandlingar kan bara riktas till de leverantörer som har avtal i e-Avrop:s avtalsdatabas där avtalstypen är förnyad konkurrens. Läs mer om avtalshantering här.

Upphandling enligt LOV kan skapas. Dessa upphandlingar har ingen sista anbudsdag utan pågår rullande. Du kan med fördel annonsera den på e-Avrop och länka till e-Avrop från Kammarkollegiet.

Slutligen kan du göra Upphandling utan föregående annonsering

Annonsering planerad till

I exemplet ovan har upphandlingen planerats till Kvartal 4 2011. Upphandlingar med planeringsdatum visas i den offentliga databasen på e-Avrop som kommande upphandling. Leverantörer kan då begära att få ett meddelande när upphandlingen aktiveras och blir en annons. Om du inte vill använda funktunen anger du valet Inget som årstid

Specifika inställningar

Här ställer du i hur avtal, anbud och frågor och svar ska hanteras

Avropssätt

Med ramavtal, enstaka köp avses upphandling där en vinnare utses. Förnyad konkurrensutsättning avser ramavtal där flera leverantörer kvalificeras för att i ett senare skede konkurrensutsättas innan beställning. Med rangordnat avtal avses att vinnande leverantörer ges en speciell avropsordning som ska följas vid beställning. Detta avropssätt kan kombineras med en beloppsgräns där förnyad konkurrensutsättning ska användas i stället för rangordning.

Anbudsinlämning

För närvarande kan du välja att ta in anbud på tre sätt. På traditionellt sätt, via brev, eller elektroniskt via e-Avrop som är kostnadsfritt för leverantören eller via Chambersign som är avgiftsbelagt. För att du ska få upp valet "ChamberSign" måste du ha ett certifikat från Chambersign. Om du har ett certifikat och valet inte visas, kontakta då e-Avrop. Läs mer om elektronisk anbudsinlämning här

Utvärdering

För närvarande kan du välja att utvärdera anbuden på tre sätt. På traditionellt sätt, via brev, eller on-line med eller utan filer. Utvärdering on-line måste kombineras med anbudsinlämning on-line. Om du markerar alternativet "on-line med filer" kan leverantören förutom att besvara webbformuläret även bifoga egna filer till anbudet, annars inte. Läs mer om utvärdering online här

Frågor & Svar

För närvarande kan du välja att hantera anbudsmeddelanden och leverantörens frågor på två sätt. På traditionellt sätt, via brev, eller direkt i annonsen som e-Avrop on-line. Läs mer om frågor och svar här

Omfattning

Här anger du en kortfattad beskrivning av avd som ska upphandlas. Beskrivningen blir en del av annonsen  och skickas med i e-postmeddelande till inbjudna projektmedlemmar.

Samordna

Du kan samordna din upphandling med alla myndigheter som ingår i din portal. Portalen är kostnadsfri och beställs av e-Avrop. Upphandlingar som samordnats på detta sätt visas som pågående upphandlingar hos dina samarbetspartners. När en leverantör tar hem upphandlingen registreras den hos dig.

Checklistan

När angett och sparat alla grunduppgifter aktiveras upphandlingen Checklista. I denna lista har du alla processteg som överensstämmer med den valda Upphandlingsförfarandeen. Gröna processteg är avklarade men kan redigeras. Gula processteg kan redigeras men har ej påbörjats. Röda processteg kan inte köras eftersom tidigare processteg inte är klara eller att tidplanen förhindrar användning av delmomentet.

Exempel på upphandlingsprojektets översiktsbild.